В совещании по теме "Задачи органов местного самоуправления и организаций по комплектованию муниципального архива документами в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 года "Об архивном деле в РФ" участие приняли специалисты кадровых служб и бухгалтерий, ответственных лиц за делопроизводство городских организаций.

Участники заседания обсудили и проанализировали состояние архивного дела на территории ЗАТО, выявили проблемы и наметили пути их решения.

По словам руководителя Архивного отдела администрации ЗАТО г. Железногорск Лидии Тасенко, существует проблема сбора и комплектования муниципального архива. В последнее время в городе все чаще проводится реорганизация структур, приватизация и образование новых структур с разными формами собственности. В связи с этим остро стоит проблема сохранности документов, имеющих историческое значение. Многие предприятия и организации города представляют в архив документы в ненадлежащем виде, а при ликвидации организации документы в архивный отдел и вовсе не передаются.

В ближайшее время специалисты Архивного отдела посетят с проверкой предприятия и организации города, где ознакомятся с ведением дел и окажут консультативную помощь в организации на предприятии делопроизводства. Участники совещания отдельно отметили необходимость наличия на каждом предприятии инструкции по делопроизводству.

Отметим, что в настоящее время в городском архиве находится свыше 52 тысяч единиц хранения, которые размещены в 64 фондах. Ежегодно архив комплектуется 34 организациями. Источниками комплектования являются Управления и отделы администрации ЗАТО г.Железногорск, а также муниципальные предприятия и организации города.

В городском архиве находятся документы постоянного срока хранения (вечные) и длительного. К постоянным относятся документы, характеризующие работу исполнительной и законодательной власти города и отображающие специфику деятельности предприятий и организаций города. К документам длительного срока хранения относятся приказы по личному составу, личные дела и т.д.

Стоит отметить, что по новому законодательству предприятия обязаны хранить документы по личному составу в течение всего периода работы. Таким образом, иметь архивы теперь обязаны все предприятия, а в случае ликвидации передавать свои документы в городской архив.